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5 avantages de l'archivage électronique pour les structures Africaine

Selon Statista, en 2017 la consommation de papiers et cartons par tête dans le monde était de 57Kg. Les entreprises, cabinets, centres hospitaliers, établissements scolaires, administrations sont au Bénin les plus gros consommateurs de papier pour leurs besoins. Et au bout de quelques années, parfois même quelques mois, ces structures se retrouvent avec des tonnes de papier qui sont stockés ça et là, avec l'impossibilité de les détruire, car ces documents papier sont soit uniques, soit ont une valeur juridique indéniable... et qui gênent, car occupant inutilement de l'espace, et menaçés car exposés aux intempéries. Et quand vient le moment de chercher urgemment un ancien dossier, bonjour la perte de temps, et la galère...

Or en comparaison, un disque dur de 500Go peut contenir l'équivalent d'une bibliothèque remplie de 1.600 romans de 80.000 pages, si une page numérisée pesait 1Mo. Et une fois les documents numérisés indexés, on peut retrouver un dossier d'il y a 20 ans en à peine 2mn! ...

L’encombrement est la principale motivation de l’archivage ; mais avec l’évolution de la technologie et des besoins des organisations en données statistiques ou économiques, ainsi que pour les besoins de recherches documentaires, l’archivage est devenu un outil nécessaire à toute entreprise ou institution pour connaitre son histoire et prédire le futur.

Archiver permet donc de mieux maîtriser le passé de son entreprise, et avec ces données, de prédire le futur dans une certaine mesure et donc de prendre les bonnes décisions.D'où son importance.

Or le problème avec les archives physiques, c’est qu’elles occupent beaucoup d’espace et que pour y retrouver un document, plus il y a de dossiers archivés, plus il faut de temps pour le retrouver. De plus, avec un volume documentaire sans cesse croissant, les difficultés liées à la logistique pour l’archivage des documents deviennent de plus en plus pesantes autant sur le budget que sur l’espace disponible.


L’archivage numérique constitue une triple solution à ce problème : d'abord une fois numérisées, les archives n'occupent physiquement plus d’espace; ensuite, avec un moteur de recherche, on retrouve en moins de temps qu’il faut pour le dire des données ou des documents d’il y a plus de 10 ans; enfin le budget alloué à la numérisation des archives devient négligeable.

Envie de passer à l'archivage numérique pour votre structure? N'hésitez pas à nous contacter!

 

 

Published on 12.11.2019

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1 Comment

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Benin

petite erreur dans le titre. Il y a le "s" de Africaines qui m'a fui : 😂 Mes excuses à tous les lecteurs 😀

0
12.11.2019
20:37

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